Toplantı iş Hileleri

Hayatta her an bir fırsattır. Bu fırsat bazen resmi bir toplantı masasında, bazen ayaküstü bir sohbet sırasında karşınıza çıkabilir. Bu nedenle, sadece klasik anlamda toplantılarla sınırlı düşünmek sizi geride bırakabilir. Artık hayatın her alanı potansiyel bir iş birliği, yatırım ya da fikir alışverişi alanı olabilir. Dolayısıyla "toplantı" kavramını iki ana başlıkta düşünmek gerekiyor: ayaküstü sohbetler ve resmi toplantılar. İlerleyen zamanlarda belki üçüncü bir başlık daha eklenebilir, ama şimdilik bu iki başlıktan ilerleyelim.

Toplantılar, konuşmaların ötesinde birer aura savaşıdır. Giydiğiniz kıyafetten, taktığınız saatin markasına kadar her şey bilinçaltı mesajlar taşır. Bu durum genellikle herkesin eşit statüde olduğu ortamlarda geçerlidir. Ancak daha üst seviyede, deneyimli insanların olduğu bir toplantıdaysanız bu tür dış göstergelerin pek bir önemi kalmaz. Çünkü onlar için önemli olan sizin ne düşündüğünüz ve fikrinizin potansiyelidir. Sunum bile çoğu zaman ikincil bir unsurdur. Çünkü dinleyici, zaten yüzlerce sunum görmüştür. Onlar için önemli olan, fikrinizin özgünlüğü ve hayata geçebilirliğidir. Yine de bu, sunumu önemsememeniz gerektiği anlamına gelmez. Eğer böyle bir ortama giriyorsanız, en iyi sunumu da hazırlamalısınız. Çünkü iyi fikir kusursuz sunumla birleşince ortaya gerçek etki çıkar.

Ayaküstü sohbetlerde beden diliniz her şeydir. Ayaklarınızın yönü, ellerinizin kullanımı, yüz ifadeleriniz... Resmi konuşmamaya dikkat etmelisiniz, çünkü burada bir sahnede değilsiniz. Eğer çevrede başka yatırımcı ya da önemli kişiler varsa, ortam bir anda sessiz bir savaşa dönüşebilir. Fikriniz çok daha güçlü olsa bile, eğer karşınızdaki kişiyle duygusal bağ kuramazsanız, kaybedersiniz. İnsanları etkilemenin yolları çoktur ama en önemlisi, kendinizin hangi alanda daha etkili olduğunu bilmektir. Kimisi yürürken etkileyicidir, kimisi otururken herkesin gözünü üzerine çeker. Kimisi ses tonuyla, kimisi jestleriyle akılda kalır. Bunları gözlemleyerek ve sorarak öğrenin.

Hazırlıklı olmak zorundasınız. Ruh haliniz ne olursa olsun, mental ve psikolojik olarak hazır olmalısınız. Hatta hiç hevesiniz olmasa bile, bir hafta sonra pişman olmamak için o ana hazırlanmalısınız. Sohbetin içine sonradan dahil olduğunuzda, konuyu nasıl değiştireceğinizi ya da nasıl kendi alanınıza çekeceğinizi bilmelisiniz. Bu tamamen sizin kendi tarzınızı geliştirmenizle ilgilidir. Ancak birkaç temel taktik vermek gerekirse, hayali bir hikayeyle konuyu bağlayabilir, doğrudan retorik güçle yönlendirme yapabilirsiniz. "Bu konudaki düşüncenizi tam anlayamadım" ya da "Şöyle bir fikrim daha var, siz ne dersiniz?" gibi cümlelerle soğuyan ortamı tekrar canlandırabilirsiniz.

Konular arası geçişte ustalaşmalısınız. Bir sohbetten diğerine yumuşak geçiş yapmanın en iyi yolu, hazır konuşuyorken başka bir konuyu açmanın zamanının geldiğini söylemektir. Ya da tüm sohbeti riske atıp şakayla konu değiştirirsiniz. Ancak burada dikkat edilmesi gereken bir detay var: Eğer üç kişilik bir gruptaysanız, sadece konuştuğunuz kişinin gülmesi yeterlidir. Diğerlerinin fark etmemesi gerekir. Hatta bazen o kişinin koluna dokunarak samimiyet oluşturmak ve diğerlerinin gülmediğini fark ettirmemek gerekir. İnsan sarrafı olmalısınız. Bu, genetik ya da doğuştan gelen bir özellik olabilir ama erken yaştan itibaren analiz yaparak geliştirilebilir.

Retorikte en önemli konu ne zaman susulması gerektiği ya da vurgunun nasıl yapılacağıdır. Vurguyu sözcüğü tekrarlayarak mı yapacaksınız, yoksa ses tonunu yükselterek mi? Bu tamamen ortamın enerjisine bağlıdır. Konuşma ritmi yavaşsa tekrardan kaçınmalı, hızlı ve enerjikse tekrarla vurgu yapmalısınız.

Fikri ilk bulan mı kazanır, yoksa onu satabilen mi? Bu sorunun cevabını burada vermeyeceğim, ama aklınızda kalsın diye sordum. Zayıflık gösteren beden hareketlerinden bazıları: sandalyenin ucuna oturmak, ayak sallamak, ellerin içini gizlemek, aşırı hareketlilik, hızlanmış nefes alışverişi, sahte gülüşler. Bunları fark edip, yönetmelisiniz.

Reddetme veya karşı çıkma anları, projelerin en çok iptal olduğu anlardır. Karşınızdakine doğrudan "yanlış düşünüyorsun" demek yerine, "sizi çok iyi anladım ama şu şekilde olursa nasıl olur?" gibi cümlelerle yaklaşmalısınız. Sert ifadeler yerine yumuşak geçişler kullanmak daha ikna edicidir. Unutmayın, kötü bir söz bir kişiyi değiştirmez, ama iyi bir yaklaşım her şeyi değiştirebilir.

Bir toplantının sonunda ne söylediğiniz de çok önemlidir. Herkesin kullandığı klasik kapanış cümleleriyle veda ederseniz, unutulursunuz. Bunun yerine, "O zaman ilk olarak şunu yapalım, sonra size tekrar dönüş yapayım" gibi ifadelerle süreci sahiplenmeli ve karşı tarafı da oyuna dahil etmelisiniz. Eğer karşınızdaki kişi deneyimliyse, "Ben hallederim, seni yormayalım" diyebilir. O zaman övgü kartını kullanarak onu ikna edebilirsiniz. "Sizin insanlara yardım etmeyi ne kadar sevdiğinizi biliyorum" gibi ifadelerle onun reddedemeyeceği bir zemine çekebilirsiniz.

İş toplantılarında ise resmiyet ön plandadır. Şakaları minimumda tutmalı, vücut dilinizle kontrolü sağlamalı ve projenize olan inancınızı hissettirmelisiniz. Sunum sadece bir araçtır, fikir asıl güçtür. Ancak iyi fikir, iyi sunumla birleşirse gerçek potansiyeline ulaşır. Boş içerikli binlerce etkileyici sunum gördük ama gerçek başarı, fikirle gelir. Sunumunuz sade, etkili ve fikrinizin değerini yansıtır şekilde olmalı. Kısacası, her anınız potansiyel bir etkileşimdir. Hazırlıklı olun, gözlem yapın, uyum sağlayın ve fark yaratın.